آموزش اصول تشریفات و پذیرایی برای میزبانی به بهترین نحو

هر کشوری آداب و رسوم خاصی دارد و تشریفات و پذیرایی نقش بسیار مهمی در فرهنگ ها و جوامع بازی می کنند. شاید یک رفتاری در یک کشوری بسیار پسندیده باشد، اما اگر در کشوری دیگر آن رفتار را در برابر مهمان ها داشته باشید، چندان خوشایند به نظر نرسد و حتی سوءتفاهم ایجاد شود. هر چند که با وجود این تفاوت ها، برخی اصول تشریفات و پذیرایی بین همه ی افراد در شهرها و کشورهای مختلف، یکسان است، زیرا اصل بر این است که وقتی مراسمی برگزار می شود، به خصوص مراسم و تشریفات رسمی، به دیگران احترام گذاشته شود و ارتقاء روابط اجتماعی و تقویت ارتباطات فردی و حرفه ای را به دنبال داشته باشد. در این مقاله، به بررسی اصول و فنون پذیرایی و تشریفات می پردازیم و نکات کلیدی در این زمینه را مورد بررسی قرار می دهیم. برای پذیرایی از مهمانان خود به بهترین نحو، لازم است که با آداب پذیرایی آشنا باشید.

مفهوم تشریفات و پذیرایی

قبل از این که درباره اصول تشریفات و پذیرایی توضیح دهیم، کمی درباره این بگوییم که مفهوم تشریفات چیست. در فرهنگ فارسی معین، تشریفات به معنی "آداب و رسوم خاص در پذیرایی های مهم و رسمی" است. همچنین طبق لغت نامه دهخدا به تکلفی که میزبان جهت خوش گذرانی مهمان کند، تشریفات می گویند. به بیان ساده، تشریفات مجموعه ای از آداب و رسوم است که در مراسم های مختلف به کار گرفته می شود تا پذیرایی و میزبانی از مهمان ها به خوبی پیش برود و در نتیجه آسایش مهمان ها فراهم شود و رضایت شان جلب شود. البته حواستان باشد که اصول میزبانی و تشریفات را با سخت گیری و تجمل گرایی اشتباه نگیرید؛ در واقع هدف رعایت یک سری اصول و نظم دادن به روند پذیرایی است تا میزبانی و امور خدمات رسانی به نحو احسن انجام شود.

چرا دانستن آداب پذیرایی اهمیت دارد؟

اصول تشریفات و پذیرایی در هر زمینه ای، از جمله صنعت گردشگری، رستوران داری، خدمات مشتریان، یا حتی در زندگی روزمره و مهمانی های غیررسمی اهمیت زیادی دارد. دانستن و رعایت این اصول به دلایل متعددی مهم است که در این بخش توضیح می دهیم. برای مثال، آگاهی از اصول پذیرایی و تشریفات اداری و رعایت کردن آن ها، نقش مهمی در موفقیت کسب وکارها و بهبود تجربه مشتریان دارد. اگر صاحب کسب وکاری هستید و می خواهید از مهمان ها و مشتریان خود در سازمان تان یا رستوران و تالاری پذیرایی کنید، رعایت اصول پذیرایی، سبب ایجاد تجربه مثبت می شود و در نتیجه، تجربه خوب مشتریان باعث ایجاد ارتباطات طولانی مدت خواهد شد. افرادی که به شما اعتماد دارند و تجربه خوبی از پذیرایی و میزبانی شما داشته اند، به احتمال زیاد در آینده نیز به سراغ شما می آیند و کسب وکارتان را توسعه می دهند. در کل وقتی مهمان ها احساس خوبی داشته باشند، احساسات مثبت و خوب به میزبان هم منتقل می شود.

اصول اصلی تشریفات

با توجه به عوامل مختلف از جمله نوع مراسم (رسمی و غیررسمی) و افرادی که دعوت می کنید، اصولی که باید برای پذیرایی از مهمانان خود رعایت کنید، متفاوت خواهد بود، اما به هر حال برخی از نکات اصلی در هر نوع تشریفاتی مشترک هستند. برخی از مهم ترین اصول تشریفات و پذیرایی عبارتند از:

احترام به دیگران

احترام به هر فردی، نه تنها نمایانگر تربیت و ارزش های شخصی شماست، بلکه اساس تشریفات است. یادتان نرود که وقتی احترام بگذارید، احترام هم می بینید و ارزش شما نزد دیگران بالاتر می رود. در فرهنگ ما ایرانی ها هم که احترام به مهمان اهمیت بسیار زیادی دارد.

بی طرفی و عدالت

در تشریفات، باید به همه به یک اندازه احترام گذاشته شود. دقت کنید که هرگونه تبعیض، شدیدا جلوه می کند و افراد خیلی سریع متوجه می شوند. در واقع شما باید به هر فردی که میزبانش هستید احترام بگذارید، نباید بر اساس مقام و موقعیت افراد به یکی احترام بگذارید و به دیگری بی توجهی و بی احترامی کنید.

اطلاعات و آگاهی از فنون پذیرایی

مهارت در پذیرایی و داشتن اطلاعات کافی از اصول پذیرایی و تشریفات و همچنین آگاهی از مواردی مانند تفاوت های فرهنگی، افراد را در امر پذیرایی و میزبانی، موفق می کند. شما وقتی مهمان دعوت می کنید، هم باید درباره اصول تشریفات و پذیرایی و هم درباره مهمانان خود اطلاعات کافی داشته باشید تا بتوانید به بهترین شکل میزبان آن ها باشید.

نحوه دعوت کردن مهمان ها و استقبال از آن ها

وقتی مراسمی دارید، چه مراسم های اداری و سازمانی، چه سایر مراسمات، اولین کاری که باید انجام دهید تهیه لیست مهمان ها و دعوت از آن هاست. در تشریفات رسمی، نحوه دعوت از مهمان ها بسیار اهمیت دارد. اگر مراسم شما رسمی است، باید پیام رسمی هم ارسال کنید، حالا یا با ارسال ایمیل یا تماس گرفتن با مهمان ها، با احترام از آن ها دعوت کنید که به مراسم شما بیایند و اطلاعات دقیقی هم بابت زمان و مکان برگزاری مراسم بدهید. همچنین زمانی که مهمان ها آمدند، با لبخند به استقبال آن ها بروید، به آن ها خوشامد بگویید و تعارف کنید که وارد شوند. اگر افرادی را به سازمان تان دعوت کرده اید، استقبال از آن ها مسلما رسمی تر از زمانی است که دوستی به خانه تان می آید، بنابراین باید به یک سری نکات ریز توجه بیشتری کنید، مثلا بهتر است زمان ورود و رفتن به سمت محل پذیرایی، شما در سمت چپ مهمان ها قرار بگیرید.

تهیه غذای مراسم رسمی و مجالس

اگر در اداره و سازمان خود مراسمی دارید، باید برای تهیه غذای مجالس تهران سراغ باکیفیت ترین و بهترین کترینگ بروید تا بتوانید به نحو احسن از مهمان های خود پذیرایی کنید. در صورتی هم که مهمان ها را به منزل تان دعوت کرده اید، باز هم تهیه غذا از کترینگ راحت تر و حتی به صرفه تر است تا این که بخواهید خودتان آشپزی کنید. اگر هم اصرار داشته باشید خودتان آشپزی کنید، می توانید از طرز تهیه فینگر فود مخصوص مهمانی ها و مجالس و انواع طرز تهیه غذا که در اینترنت وجود دارد کمک بگیرید.

در این راستا کترینگ هفت و نیم با استفاده از مواد غذایی باکیفیت و تازه، غذاهایی لذیذ و سالم تهیه می کند و شما می توانید از منوی متنوع این کترینگ غذای مورد نظرتان را سفارش دهید. دقت کنید که در مراسم رسمی، طبق اصول تشریفات و پذیرایی بهتر است غذاهایی را برای مهمان ها تهیه کنید که با سلیقه و ذائقه ی اکثریت سازگاری دارد، مثلا چلو جوجه کباب، زرشک پلو با مرغ و ... غذاهایی مثل ماهی که تمیز کردن و خوردن آن در مهمانی رسمی سخت است را ترجیحا سرو نکنید. ضمنا همزمان غذاهایی که طعم مشابهی دارند را برای پذیرایی انتخاب نکنید، مثلا این که هم لازانیا سرو کنید هم ماکارونی، جالب نیست. همچنین میوه هایی که سخت پوست کنده می شوند برای مهمانی مناسب نیستند، مگر این که خودتان خرد کنید و در ظرف بگذارید. در کل هنگام سرو غذا، انواع خوراکی و نوشیدنی باید به فصل برگزاری مراسم، سلیقه و راحتی مهمان ها توجه کنید.

نحوه پذیرایی و چیدمان میز

برای پذیرایی از مهمان ها به خصوص در مراسم های رسمی باید اصول میزبانی و تشریفات را رعایت کنید، وگرنه نمی توانید به بهترین نحو میزبان آن ها باشید. برخی از افراد این گونه فکر می کنند که آداب پذیرایی چندان اهمیتی ندارد و نباید خیلی به جزئیات بها داد، در صورتی که توجه به همین جزئیات است که باعث می شود بتوانید تاثیر خوبی روی مهمان ها بگذارید و خاطره خوبی در ذهن شان ثبت کنید. مواردی که باید برای پذیرایی و چیدمان به آن ها توجه کنید عبارت اند از:

نکات مهم برای چیدمان میز

• بشقاب غذا باید دقیقا روبه روی صندلی مهمان باشد.
• قاشق، چنگال و کارد را آماده بگذارید. (چه داخل بشقاب، چه کنار بشقاب، قاشق و کارد در سمت راست و چنگال در سمت چپ بشقاب باشد.)
• به تعداد کافی دستمال کاغذی روی میز بگذارید (یا دستمال جداگانه برای هر بشقاب) که مهمان ها اذیت نشوند.
• لیوان نوشیدنی ها باید در سمت راست بشقاب و اگر نان لازم است، در سمت چپ بشقاب باشد.
• حتما تعداد ظروف را چک کنید تا کم نباشد و همچنین آسیب دیدگی یا کثیفی نداشته باشد.
•  گل و شمع می تواند میز پذیرایی را زیبا کند، اما باید به محل قرارگیری دقت کنید تا مهمان ها موقع صرف غذا اذیت نشوند. 

آداب پذیرایی از مهمان ها

• غذا، ظروف و همه ی موارد را از قبل بچینید که تا حد امکان هنگام خوردن غذا تردد نکنید.
• در میانه و انتهای غذا خوردن از مهمان ها بپرسید که اگر کم و کاستی دارند، جبران کنید.
• محض اطمینان و این که غذا کم نیاید، همیشه کمی بیشتر غذا تهیه کنید.
• کمی قبل از این که ظروف غذا و نوشیدنی کاملا خالی شوند، مجددا آن ها را پر کنید.
• طبق اصول تشریفات و پذیرایی باید از تعارف زیاد به مهمان ها پرهیز کنید، زیرا ممکن است آن ها را معذب و ناراحت کنید.
• ترجیحا قبل از این که همه مهمان ها غذایشان تمام شود، از پشت میز بلند نشوید، چون در صورتی که میزبان زودتر از پشت میز بلند شود، مهمان برای این که باقی غذا را بخورد معذب می شود.
• در مراسم های رسمی حواستان به ادبیات و لحن صحبت کردن باشد.
• با مهمان ها گفت وگو کنید، اما بیش از حد صحبت نکنید و حوصله شان را سر نبرید.

اصول بدرقه کردن مهمان 

زمانی که مراسم و مهمانی تمام شد و مهمان ها خواستند بروند، ادب حکم می کند که تا در منزل/ سازمان آن ها را همراهی کنید. چه مهمان بار اولش باشد به منزل/ سازمان شما می آید، چه قبلا هم آمده باشد، باز بهتر است تا جلوی در خروجی همراهش بروید، این حس خوبی به مهمان می دهد و شما میزبان مهربان و محترمی به نظر می رسید. همان طور که استقبال گرم، صمیمی و مودبانه از مهمان ها اهمیت دارد، بدرقه کردن مهمان ها نیز حائز اهمیت است. به خوبی مهمان ها را بدرقه کنید، از این که در مراسم شما بوده اند ابراز خوشحالی و تشکر کنید و بگویید که دوست دارید دوباره آن ها را در منزل/رستوران/سازمان خود ببینید.

سخن پایانی

در این مطلب تلاش کردیم تا مهم ترین نکات درباره اصول تشریفات و پذیرایی را با شما در میان بگذاریم و توضیح دهیم که چگونه می توانید میزبان خوبی باشید. به طور کل دقت کنید که محیط پذیرایی باید دلپذیر، گرم و دوستانه باشد تا مهمانان احساس راحتی کنند. همچنین برنامه ریزی دقیق، مراعات و توجه به نیازهای مهمانان، نشان از مهارت بالای شما در پذیرایی و میزبانی دارد. این را هم به خاطر بسپارید که در مواقع ناخواسته اگر مشکلی پیش آمد، شما به عنوان میزبان باید انعطاف پذیر باشید و مشکلات پیش آمده را با تدبیر حل کنید. با رعایت اصول تشریفات سازمانی و پذیرایی، می توانید بهبود قابل توجهی در کیفیت زندگی اجتماعی و حرفه ای خود داشته باشید. شما هم اگر در زمینه اصول و فنون پذیرایی و تشریفات تجربه و نظری دارید با ما در میان بگذارید.