پذیرایی در جلسات اداری، مهم‌ترین نکاتی که باید بدانیم

پذیرایی در جلسات اداری یکی از مواردی است که برای کسب‌وکارها اهمیت زیادی دارد. جلسات اداری برای تصمیم‌گیری‌ها، قراردادها، ارتباطات و هماهنگی داخلی و خارجی و موارد مشابه کاربرد دارند و با حضور کارمندان، مدیران، مهمانان خارجی، شرکا و سرمایه‌گذاران بالقوه و بالفعل برگزار می‌شوند. به همین دلیل است که برگزاری اصولی و مناسب این جلسات در موفقیت سازمان بسیار موثر است. 

در واقع می‌توان گفت نحوه پذیرایی اداری در تسهیل ارتباطات، ایجاد فضای مثبت و صمیمانه، راحتی در تبادل نظر و تصمیم‌گیری بهتر تاثیر قابل توجهی دارد. در این مطلب از تهیه غذا هفت‌ونیم قصد داریم در مورد مهم‌ترین اصول پذیرایی در جلسات اداری صحبت کنیم. نکات مورد بررسی در این مطلب به سازمان‌ها و مدیران اجرایی کمک می‌کند تا پذیرایی جلسه اداری را به صورت حرفه‌ای و اثربخش انجام دهند. 

چرا رعایت اصول پذیرایی در جلسات اداری اهمیت دارد؟

جلسات داخلی و خارجی جزء جدایی‌ناپذیر همه سازمان‌ها به شمار می‌روند. در این راستا لازم است کارمندان و مدیران مرتبط، با اصول تشریفات و پذیرایی آشنا باشند و موارد مهم را رعایت کنند. پذیرایی در جلسات اداری از مهمانان و شرکای خارج از شرکت می‌تواند نقش مهمی در موفقیت کسب‌وکار و رسیدن به اهداف سازمانی داشته باشد. سرمایه‌گذارانی را تصور کنید که برای ارزیابی شرکت شما وارد آن می‌شوند. این افراد اگر با میزبانی و پذیرایی حرفه‌ای و صمیمانه مواجه شوند، به سازمان‌تان اعتماد خواهند کرد، ولی در صورتی که با بی‌نظمی، عدم توجه و رفتار غیرحرفه‌ای با آنان رفتار کنید، نمی‌توانید اعتمادشان را برای مشارکت یا سرمایه‌گذاری جلب کنید. 

در مورد تاثیر نوع پذیرایی جلسه کاری داخلی هم باید بدانید که فضای کاری مثبت و صمیمی در اثربخشی جلسات به‌خصوص برای هماهنگی و ارتباط بیشتر موثر است. زمانی که اعضای جلسه احترام و قدردانی سازمان را دریافت کنند، تعهد بیش‌تری برای انجام وظایف کاری خود احساس می‌کنند و در یک محیط صمیمانه با تعامل بیش‌تری با یکدیگر رفتار خواهند کرد. به علاوه توجه به مسائل حاشیه‌ای کاهش می‌یابد و تمرکز افراد به بحث‌های مورد نظر بیش‌تر خواهد شد. به همین دلیل است که نحوه پذیرایی در جلسات اداری اهمیت و تاثیر زیادی در موفقیت کسب‌وکارها دارد.

مهم‌ترین اصول و نکات پذیرایی در جلسات اداری

حالا که متوجه اهمیت رعایت اصول پذیرایی در جلسات اداری شدید، لازم است با این اصول هم به طور دقیق آشنا شوید. نحوه پذیرایی در شرکت ها باید تحت نظر مدیران و افراد آموزش‌دیده اجرا شود و پس از هر جلسه هم نکات مثبت و منفی مورد ارزیابی قرار گیرند. چه برای یک جلسه کوتاه، چه جلسه طولانی که نیاز به تهیه غذا و توجه به نحوه سرو غذا در شرکت داشته باشد، لازم است نکات زیر را رعایت کنید:

انتخاب و آماده‌سازی فضای مناسب

لازم است پذیرایی در جلسات رسمی در فضایی مناسب انجام شود. فضای مورد نظر باید از نظر هدف و اهمیت جلسه مناسب باشد. به علاوه با توجه به ظرفیت افراد باید دارای وسعت لازم باشد. میز و صندلی‌ها باید راحت و به تعداد کافی باشند و نور مناسب به‌خصوص نور طبیعی در دسترس همه قرار گیرد. 

برنامه‌ریزی

پیش از برگزاری جلسه لازم است مواردی مانند تعداد و سِمَت مهمانان، نوع پذیرایی و اقلام مناسب مشخص شود. این موارد کمک می‌کند در مورد نوع و حجم اقلام تصمیم‌گیری مناسب صورت گیرد. به علاوه زمان‌بندی و هماهنگی‌های خرید، آماده‌سازی و چیدمان به درستی انجام می‌شود. همه این موارد باید با در نظر گرفتن هدف جلسه و اهمیت مهمانان برنامه‌ریزی و اجرا شود. 

ارائه امکانات لازم پذیرایی

لازم است امکانات مورد نیاز برای صرف نوشیدنی‌ها و غذاها در اختیار اعضای جلسه قرار داده شود. از جمله این موارد می‌توان به ظروف غذاخوری و نوشیدنی، زیربشقابی، زیرلیوانی و دستمال اشاره کرد. به علاوه از تمیز و خشک بودن ظروف، قاشق‌ و چنگال‌ها و لیوان‌ها مطمئن شوید. بهتر است وسایل پذیرایی از یک نوع و یک برند باشند. هماهنگی جنس و رنگ ظروف را رعایت کنید و ترجیحا از رنگ‌‎های خنثی استفاده کنید تا تمرکز اعضا را به هم نزند.

توجه به نیازهای مهمانان

باید به‌عنوان میزبان به نیازها، ترجیحات و حتی نکات سلامتی و محدودیت‌های تعذیه‌ای شرکت‌کنندگان توجه کنید. همچنین مواردی مانند ترجیحات فصلی و دمای هوا باید در نظر گرفته شود. به‌عنوان مثال با توجه به فصل، یک نوشیدنی خنک تابستانی یا قهوه گرم زمستانی می‌تواند بهترین گزینه برای یک پذیرایی ساده و رسمی باشد. برای اطمینان توصیه می‌شود به خصوص در فصل‌های معتدل‌تر هم نوشیدنی گرم (چای، دمنوش، قهوه یا نسکافه) و هم نوشیدنی سرد (آب معدنی، آب میوه، شربت یا قهوه و چای سرد) را آماده کنید. 

نیازهای مخصوص سرو

در سرو خوراکی‌ها لازم است اصول مخصوص به هر مورد را هم رعایت کنید. در صورت سرو میوه لازم است وسایل پذیرایی مانند بشقاب میوه‌خوری، کارد و چنگال فراهم باشد. میوه‌ها باید تمیز و خشک‌شده باشد و در صورت برش دادن در ظروف مناسب برای استفاده قرار داده شود. همچنین در صورت پذیرایی با شیرینی بهتر است به جای شیرینی‌های تر و بزرگ از شیرینی‌های خشک در ابعاد کوچک استفاده کنید. استفاده از بیسکوییت و انواع شکلات هم برای جلسات اداری مناسب است. 

اصول میزبانی و چیدمان

تعداد میزبانان باید متناسب با تعداد مهمانان و اقلام پذیرایی باشد. می‌توانید در صورت کم بودن تعداد اعضای جلسه، اقلام را پیش از جلسه روی میز قرار دهید. چیدمان زیبا و اصولی و تزئین میز پذیرایی نیز می‌تواند در جلب توجه و رضایت مهمانان تاثیر زیادی داشته باشد. در ضمن می‌توانید در ابتدای جلسه در مورد ترجیحات غذایی یا نوشیدنی مهمانان از آنان سوال کنید. ترتیب و اولویت پذیرایی با مهمانان است و بهتر است بر اساس سمت و اهمیت سازمانی باشد. 

آموزش کارکنان میزبانی

لازم است کارکنان میزبان در مورد اصول تشریفات و پذیرایی در جلسات اداری آموزش دیده باشند. تمیزی و آراستگی این افراد اهمیت زیادی دارد. به آن‌ها گوشزد کنید با احترام رفتار کنند، لبخند را فراموش نکنند و پذیرایی را با کمترین ایجاد اختلال در جلسه انجام دهند. 

توجه به تنوع و کیفیت

در تهیه ملزومات پذیرایی به کیفیت و تنوع خوراکی‌ها توجه کنید. گزینه‌ها باید با ترجیحات و سلایق اعضای جلسه هماهنگ باشد. علاوه بر غذاهای اصلی، باید نوشیدنی‌ها و تنقلات هم در نظر گرفته شود. زمان جلسه از نظر صبحانه، ناهار یا عصرانه بودن می‌تواند بیش‌ترین تاثیر را در انتخاب اقلام داشته باشد. یکی دیگر از موارد قابل توجه در این زمینه ملیت یا قومیت مهمانان است. علاوه بر این در انتخاب رستوران یا سفارش غذای شرکتی به کیفیت، سلامت و بسته‌بندی غذاها توجه کنید. 

نتیجه‌گیری

پذیرایی در جلسات اداری هم مانند سایر جلسات و میزبانی‌ها اصولی دارد که باید رعایت شود. روشن است که رعایت این اصول در جلسات شرکتی در مقایسه با تشریفات و پذیرایی مهمانی خانگی تفاوت دارد. دلیل این تفاوت هم تاثیر مستقیم نوع پذیرایی بر نتایج و تصمیمات حاصل از جلسه است. پذیرایی درست و حرفه‌ای با ایجاد فضایی دلنشین و صمیمانه به بهبود نتایج و تحقق اهداف مورد نظر کمک زیادی می‌کند. 

این موارد را می‌توانید هم با توجه به کیفیت و تنوع غذا و نوشیدنی و هم با در نظر گرفتن سلایق و ترجیحات مهمانان رعایت کنید. در نهایت لازم است راحتی و رضایت مهمانان را با سایر نکات مانند توجه به زمان‌بندی و هماهنگی فراهم کنید. این نکات با بهبود اثربخشی و کارآیی جلسات به ارتقای فضای کاری و موفقیت کسب‌وکار کمک می‌کند. در این میان بهره بردن از خدمات شرکت‌های فعال در این زمینه از جمله کترینگ هفت و نیم، به‌خصوص برای سفارش غذای شرکتی و سازمانی، چه به عنوان بهترین کترینگ غرب تهران چه به عنوان بهترین کترینگ جاده مخصوص، می‌تواند تجربه‌ای به‌یادماندنی برای شرکت‌کنندگان در جلسات ایجاد کند.